Politique de confidentialité

Politique de protection de la vie privée de NOVASOL

1.    Informations importantes et qui sommes-nous ?

La présente politique de protection de la vie privée contient des informations sur la manière dont nous utilisons et protégeons les données à caractère personnel.

Selon l’entité avec laquelle vous concluez un contrat, nous sommes soit la société « Vacation Rental SARL », soit la société « NOVASOL A/S » (ci-après « nous ») et faisons partie du Groupe Awaze, dont vous trouverez les coordonnées sur le site www.awaze.com. En tant que responsables du traitement, nous répondons des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et les utilisons conformément à la présente politique et à la législation en vigueur en matière de protection des données et de la vie privée.

2.    Quelles données à caractère personnel recueillons-nous et comment ?

Nous ne traitons des données à caractère personnel à votre sujet que lorsque nous en avons besoin. Ces données peuvent inclure les informations suivantes :

  • votre nom ;
  • vos coordonnées, telles que votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique ;
  • votre nationalité ;
  • votre date de naissance ;
  • vos informations financières, telles que vos informations de paiement et votre numéro de T.V.A. ;
  • votre identifiant et votre mot de passe si vous possédez un compte chez nous ;
  • votre numéro de sécurité sociale si vous êtes propriétaire et que vous pouvez demander une déduction d’impôt ou si vous êtes client et que ce numéro est requis pour effectuer votre réservation ;
  • les informations de votre passeport si vous êtes client et que ces informations sont requises dans le cadre de la taxe de séjour ;
  • les informations recueillies via les cookies – voir notre politique relative aux cookies (vous trouverez un lien en bas de cette page).
  • Identifiant de l'appareil si vous vous connectez à notre application pour les propriétaires

Nous ne collectons des catégories particulières de données à caractère personnel que dans les cas où cela est requis, comme pour répondre à vos exigences spécifiques (par exemple, lorsque vous nous transmettez des informations sur votre santé, telles que vos besoins spécifiques en cas de mobilité réduite, pour que nous puissions veiller à ce que vos exigences soient satisfaites) ou pour vous fournir un service (par exemple, pour nous assurer qu’une annulation est couverte par nos conditions de location).

De manière générale, nous collectons vos données à caractère personnel directement auprès de vous. Si vous avez effectué une réservation via l’un de nos partenaires, vos données nous seront transmises par eux. Il est possible également que nous recevions vos données d’autres clients qui vous accompagnent.

Si vous êtes propriétaire, il est possible que nous recueillions parfois des données à caractère personnel auprès d’une personne à qui vous avez donné l’autorisation de nous indiquer votre nom ou auprès de sources accessibles au public. Il est possible aussi que nous collections et traitions les coordonnées de parties tierces que vous nous désignez, comme votre concierge ou le responsable du nettoyage ou de vos clés, et dont vous nous transmettez les données. Pour peu que vous nous transmettiez de telles données, vous êtes tenu de veiller à attirer l’attention des parties tierces concernées sur la présente politique de protection de la vie privée.

La transmission de certaines données à caractère personnel peut être exigée par la loi ou par un contrat. Pour peu que vous ne nous transmettiez pas ces données, il est possible que nous ne puissions pas conclure de contrat avec vous ou exécuter le contrat conclu avec vous. Nous pourrons alors annuler votre réservation ou notre service de location. Le cas échéant, nous vous en informerons et déclinons toute responsabilité à cet égard.

 

3.    Comment utilisons-nous vos données et pourquoi ?

Selon la relation que vous entretenez avec nous, nous utilisons vos données à caractère personnel pour différentes raisons et dans les conditions légales suivantes :

  • lorsque nous avons besoin de traiter des données à caractère personnel pour exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous ou prendre les mesures nécessaires pour conclure un contrat avec vous ;
  • lorsque nous avons votre consentement ;
  • lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ;
  • lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par notre société ou un tiers et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.

Pour traiter des catégories particulières de données à caractère personnel, nous devons avoir des raisons supplémentaires qui le justifient et nous n’utilisons de telles données que si nous avons votre consentement, si vous avez rendu vos informations accessibles au public, si nous faisons l’objet d’une action en justice ou si le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public important.

Il est possible que nous utilisions vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes. Dans le tableau, nous avons expliqué les bases légales sur lesquelles nous fondons notre traitement et, le cas échéant, précisé nos intérêts légitimes à la base du traitement.
 

Finalité du traitement

Base légale du traitement

Intérêt légitime (le cas échéant)

Nous permettre de remplir votre réservation

Contrat

Consentement

Intérêts légitimes

Tenue de nos registres et fourniture d’un service client de bonne qualité

Nous permettre de promouvoir ou louer votre maison de vacances, exécuter les paiements qui vous sont dus et fournir les services d’aide associés

Contrat

Intérêts légitimes

Tenue de nos registres et fourniture d’un service client de bonne qualité

Gérer votre compte chez nous

Consentement

Intérêts légitimes

Tenue de nos registres et fourniture d’un service client de bonne qualité

Permettre aux propriétaires d’utiliser notre appli

Consentement

Intérêts légitimes

Fournir un service client de bonne qualité

Vous inviter à commenter nos services

Intérêts légitimes

Comprendre la perception de nos activités et améliorer nos services

Envoyer des communications de service, y compris des informations sur les réservations et les modifications apportées à nos conditions générales

Contrat

Intérêts légitimes

Tenir nos clients informés

Fournir, le cas échéant, les informations que vous nous demandez

Consentement

 

Gérer les demandes transmises à notre service clientèle, y compris les réclamations

Intérêts légitimes

Améliorer nos services, former notre personnel, tenir nos registres et résoudre les problèmes

Utiliser des cookies pour personnaliser les services que nous vous fournissons (par exemple, en cas de nouvelle visite sur nos sites web)

Consentement

 

Exécuter des activités de marketing

Consentement

Intérêts légitimes

Identifier nos services susceptibles de vous intéresser et vous en informer

Fins statistiques

Intérêts légitimes

Évaluer notre gamme de services ou le succès de nos services

En cas de crise ou d’autre incident de voyage imprévu qui nous forcerait à transmettre vos coordonnées à des tiers afin de pouvoir vous fournir une aide d’urgence

Intérêts légitimes

Protéger nos activités et nos clients

Nous conformer à une obligation légale, à une procédure légale ou à une demande judiciaire

Obligations légales

 

Faire respecter nos conditions de réservation ou d’autres accords, y compris mener une enquête en cas de soupçon de violation

Contrat

Intérêts légitimes

Protéger nos activités

Détecter ou prévenir une infraction

Obligations légales

Intérêts légitimes

Protéger nos activités et nos clients

Assister la police ou les autorités publiques

Résoudre les problèmes de sécurité, de fraude ou techniques

Obligations légales

Contrat

Intérêts légitimes

Protéger nos activités et nos clients

Assister la police ou les autorités publiques

Protéger les droits, les biens ou la sécurité de notre société, de nos utilisateurs, de nos propriétaires, de nos clients, de nos employés, de nos fournisseurs, de parties tierces ou du public

Obligations légales

Contrat

Intérêts légitimes

Protéger nos activités, nos clients, des parties tierces ou le public

Tester, développer et améliorer nos services

Intérêts légitimes

Améliorer nos activités

Constater, exercer ou défendre nos droits en justice

Intérêts légitimes

Protéger nos activités


 

4.    Avec qui partageons-nous vos données ?

Il est possible que nous partagions vos données à caractère personnel avec :

  • d’autres membres du Groupe Awaze et leurs fournisseurs de services ;
  • les propriétaires du logement de vacances que vous avez réservé et leurs fournisseurs de services, tels que les responsables du nettoyage et des clés (ces données peuvent inclure votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et votre adresse postale lorsque cela s’avère nécessaire pour l’exécution de la location) ;
  • les clients qui louent votre logement de vacances (ces données peuvent inclure votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et votre adresse postale lorsque cela s’avère nécessaire pour l’exécution de la location – par exemple, si vous êtes chargé de leur remettre les clés) ;
  • nos employés et sous-traitants comme de besoin pour vous fournir nos services ;
  • nos fournisseur de services qui agissent en qualité de sous-traitants et nous fournissent des services informatiques et administratifs pour nos systèmes, des services d’hébergement et d’aide pour nos sites web, des services de marketing ou d’autres services immobiliers, comme des services de nettoyage ;
  • nos conseillers professionnels, y compris tout banquier, avocat, comptable, expert-comptable ou assureur qui nous fournit des services ;
  • toute société de cartes de crédit/débit ;
  • tout fournisseur de services de paiement ;
  • tout organisme public, organisme de régulation et autre autorité ;
  • toute société de recouvrement dans les cas où de l’argent nous est dû ;
  • toute plateforme de réservation ou de distribution tierce, toute agence de voyage et tout partenaire en charge des réservations ;
  • toute société chargée de recueillir l’avis des clients et tout fournisseur de services de marketing ;
  • toute partie tierce à laquelle nous choisissons de vendre ou de transférer une partie de nos actifs ou de nos activités ou avec laquelle nous choisissons de fusionner une partie de nos actifs ou de nos activités ou toute entreprise que nous acquérons ou avec laquelle nous fusionnons ;
  • toute partie tierce que vous nous avez donné l’autorisation de contacter.

Les parties tierces sont contraintes de traiter vos données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données. Pour peu qu’une partie tierce agisse en notre nom, celle-ci n’est pas autorisée à utiliser vos données à caractère personnel pour ses propres finalités et nous veillerons à ce qu’elle ait mis en place les mesures de sécurité appropriées requises pour protéger vos données.

5.    Transferts internationaux  

Nous ne transférerons vos données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE) qu’après nous être assuré que des mesures de sécurité appropriées ont été mises en place pour protéger vos données de manière conforme à la législation en vigueur en matière de protection des données. Nous nous assurerons qu’au moins l’une des garanties suivantes existe :

  • une décision d’adéquation ;
  • des mesures contractuelles approuvées et, au besoin, des mesures complémentaires.

Pour plus d’informations sur le mécanisme de transfert appliqué, merci de nous contacter (voir nos coordonnées à la section 10).


6.    Durée de conservation des données à caractère personnel

Nous ne conservons vos données à caractère personnel qu’aussi longtemps que cela est nécessaire. Afin de déterminer la période de conservation appropriée, nous tenons compte du volume, de la nature et de la sensibilité de vos données à caractère personnel, du risque potentiel de préjudice en cas d’utilisation ou de divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, des finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel, des exigences légales et réglementaires en vigueur et des normes ou directives sectorielles applicables. Pour peu que vos données ne soient plus requises, nous veillerons à les effacer ou à les supprimer de manière sécurisée ou à les rendre anonymes afin qu’il ne soit plus possible de vous identifier.

 

7.    Vos droits

Dans certaines circonstances, vous avez le droit de :

  • demander à accéder à vos données à caractère personnel. Vous pourrez alors recevoir une copie des données à caractère personnel que nous possédons à votre sujet et contrôler que notre traitement de ces données est conforme à la loi ;
  • demander à faire corriger les données à caractère personnel que nous possédons à votre sujet. Il est important que vous nous informiez en cas de changement de vos données à caractère personnel, telles que votre adresse. Toutefois, pour peu que vos données restent incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander à ce qu’elles soient corrigées ou complétées ;
  • demander à faire effacer vos données à caractère personnel. Le cas échéant, vous pouvez nous demander de supprimer ou d’effacer vos données à caractère personnel dans les cas où nous n’avons plus de raison de continuer à les traiter ;
  • vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel dans les cas où nous nous fondons sur notre intérêt légitime pour les traiter ou les utilisons à des fins de prospection ;
  • demander à limiter le traitement de vos données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de limiter la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel – par exemple, si vous contestez l’exactitude des informations que nous possédons à votre sujet ;
  • faire transférer vos données, ce qui vous permet de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou de nous demander de transmettre ces données directement à un tiers ;
  • retirer votre consentement dans les cas où nous nous fondons sur votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel.

Aucuns frais ne peuvent vous être facturés pour l’exercice de ces droits, à moins que votre demande ne soit infondée ou excessive, auquel cas nous pourrons exiger le paiement de frais raisonnables ou refuser de donner suite à votre demande. Il est possible que nous devions vous demander de nous fournir des informations pour nous aider à confirmer votre identité et déterminer les données auxquelles vous faites référence. Il s’agit d’une mesure de sécurité, mise en place pour nous assurer que vos données à caractère personnel ne sont pas communiquées à des personnes qui n’ont pas le droit de les recevoir.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter (voir nos coordonnées à la section 10). Nous nous attachons à répondre aux demandes qui nous sont transmises dans les trente jours. Si votre demande est particulièrement complexe, nous serons autorisés à prolonger ce délai de deux mois et nous vous en informerons. Toutefois, il est possible que nous ne soyons pas obligés de vous en informer si nous avons déjà réagi à une demande que vous avez transmise et que vous avez répété votre demande sans avoir laissé passer un délai raisonnable entre vos deux demandes.

8.    Autres sites web

Notre site web peut contenir des liens vers d’autres sites. La présente politique de protection de la vie privée s’applique uniquement à notre site web. Pour peu que vous utilisiez des liens renvoyant vers d’autres sites, nous vous recommandons de lire leur politique de protection des données. Nous déclinons toute responsabilité concernant de telles politiques tierces.

9.    Mise à jour de notre politique de protection de la vie privée

Nous revoyons à intervalles réguliers notre politique de protection de la vie privée et publions des mises à jour sur notre site. La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois en décembre 2021.

10.    À qui puis-je m’adresser concernant la protection de mes données ?

Si vous souhaitez exercer vos droits ou obtenir plus d’informations sur la protection de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse électronique datainformation@novasol.com

Vous avez en outre le droit d’introduire à tout moment un recours concernant notre utilisation de vos données à caractère personnel auprès de l’autorité de contrôle compétente. Nous vous invitons toutefois dans un premier temps à nous contacter directement pour nous faire part de vos inquiétudes.